Créer un devis en freelance : tout ce qu’il faut savoir
Découvrez comment créer un devis freelance avec les mentions indispensables, astuces pratiques pour éviter les erreurs, et accédez à un modèle gratuit prêt à l’emploi.
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Vous avez trouvé un client et êtes en train de négocier une mission ? Excellente nouvelle.
Vous allez pouvoir cadrer tout ça grâce à un devis. En effet, ce dernier est un document légal qui permet de clarifier tous les points qui entourent la prestation que vous êtes sur le point de réaliser. Et justement, quelles sont les mentions à intégrer ? Est-il obligatoire d’établir un devis ? Faut-il que les deux parties prenantes signent ce document ? Le devis est-il un document officiel au regard de la loi en France ?
On vous dit tout dans cet article.
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Pourquoi est-il important de faire un devis avant de signer une mission en freelance ?
Le devis fait office de contrat entre le freelance et l’entreprise ou le partenaire.
C’est l’occasion de cadrer légalement l’ensemble de la mission (livrable, délais, rémunération, conditions de paiement, etc.) et de poser ainsi des bases saines pour travailler. Pas de malentendu. Pas d’information manquante. L’ensemble des parties ont alors tous les éléments à disposition. Cela permet ainsi d’éviter tout litige et d’avancer sereinement. Le devis est aussi le support idéal de négociation. C’est avec ce dernier que le freelance valide le tarif souhaité.
Bon à savoir : pour être opposable devant le juge en cas de litige, le devis doit être signé par les deux parties. Il ne s’agit donc pas simplement de le valider sur votre outil comptable. Pensez à bien le faire valider par l’entreprise avec qui vous prévoyez de travailler.
Établir un devis est-il obligatoire pour un freelance ?
Le devis n’est jamais obligatoire lorsqu’il est réalisé dans le cadre d’une prestation entre professionnels. Vous ne pourrez donc pas être poursuivi en justice si vous ne créez pas ce document. En revanche, c’est un document légal qui permet de cadrer la réalisation d’une prestation. Pour le freelance, c’est aussi un filet de sécurité qui permet de se prémunir contre d’éventuels litiges ou absence de paiement par exemple.
Bon à savoir : le devis peut en revanche être obligatoire dans le cadre d’une prestation d’un professionnel pour un particulier pour certaines professions (bâtiment réalisant des travaux ou des prestations de dépannage, d’entretien et de réparation à part, service funéraire, déménagement, service à la personne pour toute prestation de plus de 100 € TTC par mois, location automobile, les professionnels de la santé exerçant certains spécialisations - pédicure, podologie, chirurgie dentaire, chirurgie esthétique, optique et appareillage auditif). Enfin, notons également qu’un devis est obligatoire pour toute prestation dont le montant est supérieur à 1500€. En cas de manquement à cette obligation, la personne risque une amende dont le montant peut varier entre 3000€ et 15000€.
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Quelles sont les mentions obligatoires sur un devis en tant que freelance ?
Nous l’avons vu, un devis n’est pas toujours obligatoire. En revanche, si vous souhaitez en établir un et qu’il ait une valeur juridique, certaines mentions doivent obligatoirement apparaître :
libellé “devis” (pour clarifier l’objectif du document)
numéro d’identification du devis (un numéro unique)
date d’émission du devis
durée de validité de l’offre
raison sociale, adresse, numéro de téléphone et email de la personne créant le devis
raison sociale et coordonnées du client avec qui le freelance souhaite établir le devis
description des prestations (explication claire et mention des livrables attendus)
quantité, prix unitaire, unité de mesure des prestations et/ou des marchandises
montant de l’acompte (le cas échéant)
tarif des frais de déplacements (le cas échéant)
délai de rétractation
mention de la TVA (si redevable) : montant de TVA à payer et n° de TVA intracommunautaire
mention “TVA non-applicable, article 293 B du Code Général des Impôts” (si non redevable)
signature des deux parties avec date d’acceptation du devis, précédée de la mention « lu et approuvé » ou « bon pour accord”
3 astuces pour la création de vos devis
Clarifier vos conditions
Pensez à ajouter dans vos domaines toute condition spécifique liée à votre activité. C’est une façon de vous prémunir de tout risque juridique. Vous pouvez par exemple préciser les points suivants :
situations pouvant entraîner une révision à la hausse du prix
nombre de modifications maximum que le client peut demander
protection de vos œuvres dans le cas où votre activité est artistique
modalités de paiement (délai, etc…)
pénalités de retard
Prendre soin de la présentation
Cela peut paraître anecdotique et pourtant.
Un devis est un document officiel qui permet d’incarner les valeurs de votre entreprise. Prenez le temps de créer un document qui soit professionnel et qui permette également d’incarner vos valeurs (logo, couleurs, typographie, etc…). Le devis est également une façon de s’assurer que l’information passe efficacement et que vous soyez payé en temps et en heure. Ne sous-estimez pas cette étape.
Par ailleurs, il suffit d’y passer un peu de temps la première fois. Vous pourrez ensuite réutiliser le même modèle pour tous vos devis futurs.
Automatiser la facturation
Au début, il est tout à fait possible d’opter pour une facturation à la main. C’est notamment particulièrement pratique pour un auto-entrepreneur qui a fait le choix de gérer l’administratif et la comptabilité lui-même.
En revanche, c’est une méthode non seulement chronophage mais qui implique aussi un potentiel d’erreurs. Pour gagner du temps et du confort dans la gestion de votre activité, le mieux est d’avoir un outil qui vous permet d’automatiser cette tâche (enregistrer le profil de vos clients types, système de numérotation de devis automatique, mentions obligatoires ajoutées automatiquement, option pour dupliquer un devis, etc…).
Bon à savoir : l’automatisation peut se faire via de nombreuses solutions. C’est par exemple le cas de certaines banques pour freelances ou de la majorité des logiciels comptables.
Pour aller plus loin :
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